Il Daily Scrum non è solo un evento, è un'opportunità. Può essere usato dagli Scrum Team per ripianificare, rifocalizzare e allinearsi su ciò che conta di più; il lavoro prioritario, lo Sprint Goal e la rimozione di ciò che si trova sulla loro strada. Se fatto bene, il vostro Daily Scrum possono essere i 15 minuti (o meno) più importanti della giornata lavorativa. Tuttavia, se il tuo team perde di vista lo scopo del Daily Scrum, possono diventare 15 minuti (o più) di tempo perso.
"Il Daily Scrum può spesso essere trattato come una versione abbellita di un rapporto di stato sull'avanzamento del lavoro", dice Scott Downey di Scrum Inc., "e non è questo il suo scopo". Downey si è guadagnato una reputazione per avviare o riavviare rapidamente i team Scrum. La sua capacità di trasformare la bassa performance in alta produttività ha portato alcuni a chiamarlo il "Generale Patton di Scrum". Cogliere l'opportunità ad ogni Daily Scrum è una parte fondamentale del suo approccio.
C'è solo una domanda che conta in un Daily Scrum facilitato da Scott Downey: "Come facciamo a portare a termine oggi l'elemento di massima priorità del nostro backlog?" Perché? Perché è la cosa più importante. Anche il resto dello Sprint Backlog è importante, ma la priorità è posta sul lavoro più prezioso che lo Scrum Team può portare a termine nello Sprint. Se non è completato, ma gli elementi di priorità inferiore lo sono, al massimo lo Sprint può essere considerato un successo parziale. Anche gli elementi a bassa priorità vengono affrontati nel Daily, ma solamente se restiamo nel timebox dell'evento.
C'è un'altra ragione che Downey cita per concentrarsi su una sola domanda, "Ho cercato di creare pressione sulle persone che stavano affrontando gli elementi del backlog in relazione alle loro competenze. Spostando il loro focus dalla priorità 8, portandoli a dare il loro contributo sulla priorità 1". E ha funzionato, "Il focus non era più su ciò che una persona faceva, Il focus è diventato quello che abbiamo raggiunto sulla priorità 1".
Non solo l'uso di una singola domanda mantiene gli Scrum Team allineati e concentrati sull'elemento prioritario nello Sprint, ma porta anche ad un maggiore swarming e aumenta l'efficienza del processo - due caratteristiche comuni degli Scrum Team altamente produttivi.
Ecco come la Guida a Scrum 2020 descrive il Daily Scrum:
Lo scopo del Daily Scrum è di ispezionare i progressi verso l'obiettivo dello Sprint, di adattare lo Sprint Backlog dove necessario e aggiustare il successivo lavoro da fare.
Notate che due delle tre clausole in quella frase riguardano la ripianificazione dello Sprint. Allora, quando è stata l'ultima volta che il vostro Scrum Team ha fatto proprio questo? State considerando questa opzione nel vostro Daily Scrum?
Capitalizzare pienamente l'opportunità che ogni Daily Scrum presenta può richiedere un cambio di mentalità, o nel caso di Downey, cambiare il nome dell'evento. "Non l'ho sempre chiamato Daily Scrum", ammette liberamente, "a volte lo chiamo la sessione di ripianificazione". Stesso evento. Stesso timebox. Ma il nuovo nome può trasmettere uno scopo più grande. Quando si avviano i team Scrum, Downey consiglia loro di usare la pianificazione dello sprint per stabilire il loro Sprint Goal e il loro Sprint Backlog con priorità, ma poi fare solo la pianificazione sufficiente per arrivare al loro prossimo Daily Scrum. A quel punto, dice loro, "pianificherete e ripianificherete quanto basta per arrivare al secondo Daily Scrum", e così via. Queste sessioni di ripianificazione sono condotte da coloro che fanno il lavoro. Il Product Owner è lì per rispondere alle domande, lo Scrum Master facilita, ma i membri del team sono la forza trainante. Downey aggiunge che dovrebbero parlare tra loro nel modo più efficiente possibile. "Non mi interessa se stanno parlando in codice binario, se questo è il modo più efficace per loro di comunicare".
Lo scopo del Daily Scrum è quello di riallineare il team all'elemento di lavoro più importante in quel dato giorno per perseguire lo Sprint Goal. In sostanza, qual è la massima priorità del lavoro che deve essere fatto oggi e come può il team lavorare insieme per portare a termine quell'elemento? Il team valuterà il backlog nel determinare il lavoro più importante usando anche questo tempo per sollevare qualsiasi impedimento che gli impedisce di completare questo lavoro. Anche se questo non è l'unico momento in cui possono discutere degli impedimenti, è un momento specifico e dedicato per affrontarli. Sono comunque liberi di incontrarsi in qualsiasi momento della giornata per avere discussioni più dettagliate.
La riunione dovrebbe essere breve, non più di 15 minuti. Ricordate, lo scopo di questa riunione è quello di concentrarsi su come il lavoro più importante del giorno sarà fatto, non di risolvere problemi specifici. Quindi se durante il corso del Daily Scrum, sorgono impedimenti che richiedono più di una breve discussione, quella discussione viene spostata in un altro momento. Forse subito dopo la conclusione del Daily Scrum. Questo permette al team di rimanere concentrato sulle azioni principali che permetteranno loro di raggiungere lo Sprint Goal.
Qualsiasi membro del team può facilitare il Daily Scrum. Tipicamente, il Product Owner e lo Scrum Master partecipano al Daily Scrum, ma la loro presenza non è obbligatoria. Ciò che è importante notare è chi contribuisce, dato che i membri del team sono quelli che completano il lavoro, il loro contributo è il più prezioso. La riunione è aperta a tutti, gli stakeholder sono solamente degli ascoltatori attivi al Daily Scrum.
Pensatevi come una squadra sportiva che si riunisce prima di iniziare a giocare. Ti stai riunendo con i membri del tuo team per decidere in che modo oggi "giocherete la partita", il tuo piano di gioco su come fare il lavoro importante nella giornata. Chi sta lavorando su cosa, quali risultati vi aspettate, ecc.
Mentre si osserva il backlog, Scott raccomanda di concentrarsi sulla domanda principale:
"Come facciamo a portare a termine oggi l'elemento a più alta priorità del nostro backlog?"
Rendendo questa domanda la priorità, si possono creare opportunità di collaborazione fra i membri del team. In Scrum si parla molto di "espandere le nostre competenze a T" che essenzialmente significa che tutti i membri del team sono in grado di dare un contributo significativo al lavoro, invece di avere membri del team che sono esclusivamente competenti nel lavorare solo su specifici aspetti. Le abilità sono coltivate nel team in modo che tutti possano contribuire.
Per esempio, diciamo che il tuo Sprint Goal in questo Sprint è di raccogliere "lead" di persone interessate ad un particolare argomento. Un elemento importante nel vostro backlog è quello di eseguire annunci a pagamento su una pagina di destinazione appena costruita. La landing page viene lanciata, tuttavia, il modulo di iscrizione alla mail non viene visualizzato correttamente sui dispositivi mobile, e sappiamo tutti che il mobile è una porzione significativa di tutto il traffico web, troppo grande per essere ignorata. Questo è sicuramente un impedimento perché non si deve far girare il traffico a pagamento su una pagina destinata a raccogliere iscrizioni se il modulo di iscrizione non funziona! E qui abbiamo un impedimento.
Idealmente, il team dovrebbe essere in grado di fare swarming per risolvere l'impedimento. Quindi prima dobbiamo chiederci: può essere risolto nell'ambito delle competenze del team? Oppure la soluzione richiede un supporto aggiuntivo esterno al team? Se abbiamo bisogno di una risoluzione esterna, come sarà coordinata? Quanto velocemente questa risoluzione del problema entrerà nel backlog di un altro team? Influenzerà la capacità di consegnare il lavoro finito nello sprint corrente? Queste sono domande troppo grandi per essere affrontare tutte durante il Daily ed è un perfetto esempio di qualcosa che possiamo mettere in un "parcheggio". Finito l'evento possiamo affrontare la questione "parcheggiata" e successivamente possiamo organizzate altre riunioni a riguardo.
Il vantaggio di sollevare l'impedimento durante Daily, invece di cercare di risolvere il problema in modo isolato, è che la necessità di portare capacità esterne viene riconosciuta molto più velocemente e si perde poco tempo a lavorare su un problema che non può essere risolto all'interno del team stesso. Questo libera i membri del team per concentrarsi su altri lavori importanti nel frattempo.
E abbiamo in sostanza toccato ciò che il Dr. Jeff Sutherland identifica come gli elementi chiave del Daily, collaborare, ripianificare, scambiare e rimuovere gli impedimenti. Come Scrum stesso, l'approccio di Downey per un grande Daily Scrum è semplice da capire ma difficile da padroneggiare. Con la pratica, potrete rivoluzionare il vostro modo di lavorare.
Tradotto e adattato da Scrum Inc. : https://www.scruminc.com/reboot-daily-scrum-is-used-to/
Scritto da Scott Downey con Tom Bullock | 28 gennaio 2021 | Blog
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