Benvenuti al P.A.C.T. - Un luogo dove condividiamo alcuni dei nostri esperimenti nel promuovere una cultura inclusiva, innovazioni nelle operazioni con le persone e apprendimenti agili nel mondo reale!
Quando mi sono seduta a riflettere sul tema di questo mese, la prioritizzazione, ho iniziato a pensare a quanto possa essere difficile stabilire delle priorità in un mondo pieno di interruzioni. Entrambi sappiamo che sostenere le persone significa rispondere a tonnellate di domande, e ci cadono addosso cose che non avevamo previsto e che non avremmo mai potuto pianificare. In Scrum e Agile, ci riferiamo a questo lavoro non pianificato come un'interruzione perché ci porta via dal lavoro pianificato che abbiamo inserito nel nostro Sprint.
In questi giorni, le interruzioni possono venire da tutte le parti, e non solo dal lavoro! Da un lato, abbiamo testi ed email, cambiamenti dello Scope, telefonate a sorpresa, emergenze, domande a cui trovare risposte che non riguardano nemmeno le People Operations. Dall'altra, abbiamo bambini che studiano a casa, cani che abbaiano durante le nostre zoom call. Mentre scrivo questo articolo, il mio stomaco affamato sta iniziando ad allontanare la mia mente. Anche il mio stesso corpo interrompe il mio lavoro!
Problema: come persone delle Risorse Umane o delle People Operations, o come persone in qualsiasi tipo di ruolo operativo, un sacco di lavoro non pianificato è una realtà e una necessità, ma ci toglie la concentrazione, ci spinge al multitasking, che sappiamo, da molte ricerche, diminuisce la nostra produttività. Tutto questo cambio di contesto ci rallenta.
Abbiamo progetti da portare a termine, cambiamenti da gestire, persone da inserire, punti dolenti da risolvere (che possono contribuire alle nostre interruzioni!) Come può il pensiero Agile aiutarci a ritrovare la concentrazione e a fare le cose, mentre gestiamo tutte queste interruzioni nel modo più efficace possibile?
Esperimento: Se iniziamo con il semplice obiettivo di capire meglio il nostro lavoro non pianificato raccogliendo alcuni dati del mondo reale, possiamo usare queste informazioni per dare priorità al lavoro giusto e forse trovare modi per diminuire le interruzioni.
Il nostro esperimento aveva 4 passi:
A questo punto, so che stai pensando: "ORA ASPETTA UN MINUTO! yesterday’s weather? Cosa? Ha nevicato! Buffer per le interruzioni? Ma che...?" Domande super valide! Quindi, affettiamole in pezzi digeribili e tutto diventerà chiaro.
Quando abbiamo fatto questo con uno dei nostri clienti operativi, abbiamo iniziato classificando tutti i tipi di richieste e interruzioni che ricevevano in una settimana. Per People Ops, queste potrebbero includere cose come domande sulla politica aziendale, risposte a domande di reclutamento, problemi di sicurezza, ecc.
Potreste adottare l'approccio delle e-mail rispetto alle telefonate rispetto al numero di persone che si presentano alla vostra scrivania virtuale. C'è una miriade di modi per pensare alla categorizzazione. Create una lista che abbia senso per il vostro team - può essere dettagliata quanto volete.
Una volta che abbiamo avuto i dati, abbiamo impostato un modo semplice per tracciare questi elementi con dei segni di spunta. SOLO SEGNI DI SPUNTA! Perché? Mantieni le cose semplici. Se iniziamo ad aggiungere un sacco di lavoro extra, la gente non lo farà, ma aggiungere un segno di spunta, anche se hai un pezzo di carta a portata di mano o un foglio di calcolo in una scheda è davvero veloce e facile.
Per esempio, diciamo che le nostre categorie di interruzioni erano eventi di sicurezza, richieste generali, drop-in dei dipendenti e attività di assunzione inaspettate. La settimana 1 potrebbe essere come questa:
Alla fine di ogni settimana ci siamo riuniti come un team e abbiamo dato un'occhiata ai numeri. È qui che rendere visibile il lavoro diventa utilissimo. Quando vedi quante email, chiamate, cambiamenti, domande hai gestito in una settimana, rimani scioccato. Non c'è da meravigliarsi se facciamo fatica a portare a termine i progetti e spesso, gli altri membri del team non si rendono conto di quanti di questi elementi stai facendo e viceversa. Le cose si fanno! Ma sono le cose giuste? E a quale costo per le vostre iniziative più grandi e per la vostra velocità?
Sappiamo tutti che alcune settimane sono piene di lavoro non pianificato, altre no. Quindi, abbiamo raccolto le nostre interruzioni per 3 settimane in modo che ci fossero più dati con cui lavorare. Ora abbiamo delle fantastiche informazioni del mondo reale da usare nella fase 2.
Ora che avevamo qualche settimana di numeri, abbiamo cercato di capire quanto fossero grandi in modo da poter quantificare lo sforzo che abbiamo usato su di essi. Questo è un tipo di stima che utilizza la dimensione relativa per creare una struttura a punti. I punti sono molto utili. Quando inizierete a migliorare il vostro lavoro con Scrum, i punti diventeranno la chiave per capire molte cose su come funziona il vostro team. Maggiori informazioni sui punti arriveranno più tardi e nei prossimi articoli.
Ricordate - mantenetelo semplice! Continuando con il nostro esempio, come sapete, alcune e-mail potrebbero richiedere 30 secondi per rispondere, mentre un incidente di sicurezza potrebbe richiedere ore prima che tutto sia stato detto e fatto. Per ogni categoria che abbiamo creato nel passo 1, li abbiamo classificati per dimensione. Per esempio:
Abbiamo poi assegnato un numero di punti a ciascuno:
Successivamente, abbiamo messo in relazione questi punti con il numero di segni di spunta che avevamo in ogni categoria per determinare quanto sforzo abbiamo usato per questo lavoro non pianificato ogni settimana. Basta moltiplicare i punti per il numero di spunte.
Settimana 1:
Ora abbiamo una stima dello sforzo che abbiamo usato per le interruzioni ogni settimana sotto forma di punti. Man mano che si diventa più forti con Scrum, si può usare questo metodo per quantificare tutto il lavoro - pianificato e non pianificato. Questi dati possono mostrarci diversi modelli e aiutarci a diventare pianificatori efficaci.
Finalmente! Lo Yesterday’s Weather! Che cos'è? Yesterday's Weather è un termine che usiamo per descrivere come usiamo ciò che è successo in passato (dati) per prevedere il futuro. Capito? Previsione? Meteo? Ma come?
Prendiamo le ultime 3 settimane di totali che abbiamo tracciato e creiamo una media di punti che usiamo come blocco nel nostro Sprint Backlog. Questo blocco è conosciuto come il buffer di interruzione, ma potete chiamarlo come volete. Aiuta i team a pianificare l'apparentemente non pianificabile.
Tornando al nostro esempio, diciamo che le nostre prime 3 settimane erano così:
Così, lo Yesterday’s Weather della nostra squadra è stato di 83 punti. Grande! Quindi cosa ne facciamo?
Diventando sempre più bravi ad aggiungere punti a TUTTO il nostro lavoro, pianificato e non, abbiamo potuto vedere ogni settimana quanto abbiamo realmente fatto. Poi, abbiamo usato il nostro Yesterday’s Weather per impostare un blocco (aka buffer di interruzione) in modo da non impegnarci in troppo lavoro! Con il passare del tempo, avrete più dati che possono essere utilizzati per costruire efficienze, identificare i punti critici e diventare più veloci come team.
Quantificando i vari tipi di lavoro non pianificato, abbiamo notato modelli negativi, così il team ha iniziato a chiedere: "Cosa possiamo fare per diminuire queste interruzioni?".
Abbiamo sviluppato delle FAQ che si rivolgevano alle domande più comuni che ricevevamo e vi abbiamo fatto riferimento come fonte di informazione self-service. Abbiamo delegato una persona diversa ogni settimana ad occuparsi della maggior parte del lavoro non pianificato mentre il resto del team sciamava sugli Sprint Goal.
Abbiamo notato un collo di bottiglia nel nostro percorso di escalation che siamo stati in grado di risolvere. L'impegno dei dipendenti è migliorato aumentando l'apertura, la concentrazione e l'impegno - che sono tre dei cinque valori di Scrum. Da lì, siamo diventati sempre più veloci. Il doppio del lavoro in metà tempo, gente.
Risultato: Capire quanto lavoro di interruzione avviene VERAMENTE ha aiutato la squadra a vedere diversi modelli che potevano pesare rispetto al lavoro del progetto. Come risultato, abbiamo potuto dare una migliore priorità al nostro lavoro di progetto e rispettare i nostri impegni. Questo è il risultato che volevamo, ma sono successe anche altre cose buone.
Da una prospettiva strategica, rendere queste informazioni visibili alla leadership ci ha dato la possibilità di iniziare un dialogo su diverse opportunità. In primo luogo, quando eravamo in ritardo con un progetto, abbiamo potuto parlare in modo reale del perché. Abbiamo parlato dei modi in cui potevamo dare la possibilità ad altri team di prendere decisioni e trovare risposte. E che dire delle esigenze di assunzione? Un business case per un supporto aggiuntivo o per degli Scrum Master dedicati diventa molto più logico con questo livello di dettaglio. Infine, c'è stato il riconoscimento del valore nascosto che stavamo fornendo e che prima era passato inosservato.
Spesso pensiamo che stiamo dando le priorità correttamente, anche quando si tratta di essere interrotti, ma possiamo essere sicuri solo raccogliendo i dati e rendendoli visibili. Provate!
Mi piacerebbe sentire le vostre esperienze con il lavoro non pianificato. Come avete incorporato del tempo nel vostro backlog per il lavoro non pianificato? Oppure, sentitevi liberi di inviare qualsiasi domanda su Scrumming HR o People Operations. Sarò felice di affrontarle nei prossimi articoli!
Tradotto e adattato da Scrum Inc.: https://www.scruminc.com/how-yesterdays-weather-whisked-us-to-better-focus-scrum-agile/
Scritto da Jessica Jagoditsh | 26 febbraio 2021 | Blog
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