Lo swarming è un modo semplice ma spesso trascurato per aumentare immediatamente la velocità di qualsiasi team Scrum. È un modello usato costantemente da team iperproduttivi in qualsiasi settore. Infatti, lo swarming è così facile da implementare che anche i team nuovi all'Agile possono iniziare ad usarlo subito. In questo post esploreremo come e perché lo swarming funziona e condivideremo un'applicazione del mondo reale di questo pattern in un ambiente sanitario che ha rapidamente fornito risultati incredibili.
Qual è la definizione di swarming in scrum? Lo swarming si verifica quando il maggior numero possibile di membri del team lavora simultaneamente sullo stesso elemento prioritario, e lavorano solo su quell'elemento finché non è finito.
Come funziona lo swarming. Ogni Sprint Backlog è composto da elementi di diversa importanza. Hanno tutti bisogno di essere completati prima della fine dello Sprint, ma solo uno di questi elementi può avere la massima priorità per il team. Quando un team usa lo swarming, dovrebbe farlo su quell'elemento di massima priorità ma può essere più difficile di quanto sembri.
Come sottolinea il Dr. Jeff Sutherland, co-creatore di Scrum e fondatore di Scrum Inc, "Molte organizzazioni oggi hanno individui, team e persino l'organizzazione stessa che lavorano su molti progetti che sono tutti di massima priorità". Questo, crea enormi disfunzioni e rallenta i team e l'organizzazione, perciò per ridurre la frustrazione, aumentare la felicità e aumentare l'efficacia del team devono "concentrarsi sulla storia più importante".
Il primo passo dello swarming è assicurarsi che il team sappia qual è l'elemento di massima priorità nel loro backlog. Il secondo passo è tirare dentro tutti i possibili membri del team per lavorare su quell'elemento prioritario. Potresti non essere in grado di far lavorare tutto il team su quell'unico progetto, comunque l'obiettivo è di averne il maggior numero possibile. Il terzo passo è quello di mettersi a lavorare in modo veramente condiviso e simultaneo. Ovviamente l'esatta natura di ciò che questo comporta dipende dal lavoro che si sta facendo. Ma l'obiettivo rimane lo stesso, avere il maggior numero possibile di membri del team che lavorano simultaneamente su quell'elemento. Quando questo è completato, la squadra poi fa swarming sull'elemento successivo fino a quando anche questo è completato, e così via. Provate questo per uno Sprint e i risultati potrebbero sorprendervi.
E' comune per i team Scrum notare un aumento significativo della velocità in un breve lasso di tempo. Abbiamo anche visto incrementi fino al 200%, eppure, lo swarming può sembrare contro intuitivo. Molti team Scrum cercano di parallelizzaere gli sprint backlog item su diversi membri allo stesso tempo. Il pensiero è che questo porterà a fare di più, dato che il lavoro avviene nello stesso momento. Ma questo non è il caso. Come spiega Jeff, "La causa più comune per cui un team è in ritardo o non ha finito tutto alla fine di uno sprint è che ognuno sta lavorando sulle proprie cose, tutto è aperto e niente è fatto". Questo, spiega Jeff, diminuisce la velocità di un team creando un collo di bottiglia alla fine dello sprint "dove tutto deve essere testato in una volta, ma non c'è abbastanza tempo per farlo e lo sprint fallisce".
Noi, come specie, amiamo le distrazioni e spesso la nostra concentrazione viene meno a causa di e-mail, testi, telefonate, qualsiasi cosa e queste distrazioni hanno un costo. Ogni volta che si passa da una cosa all'altra, si perde una percentuale considerevole della propria produttività, perché devi resettare mentalmente e aumentare il ritmo, possibilmente usare un sistema diverso, o spostarti in un posto diverso. Qualunque sia la ragione, perderete produttività quando voi o il vostro team vi lasciate ingannare dall'idea del multitasking.
Questo concetto, chiamato "Context Switching" è stato esposto per la prima volta dall'autore Gerald Weinberg nel suo libro Quality Software Management, ed è stato dimostrato essere vero più e più volte. Weinberg spiega che se qualcuno sta lavorando su una sola cosa finché non è finita, ovviamente avrà il 100% della sua attenzione e del suo tempo spesi su quel lavoro. Ma se deve cambiare contesto solo una volta, la quantità di tempo disponibile per il lavoro scende all'80%, se si deve cambiare contesto tre volte in un giorno, il tempo effettivo scende al 60%. Spostandosi cinque volte, si perde il 75% del tempo e della concentrazione per il cambio di contesto.
Lo swarming riduce il cambio di contesto facendo in modo che l'intero team si concentri sull'unico elemento prioritario del backlog nello sprint, così, non c'è nessun reset mentale, nessun riavvio, nessuna perdita di commutazione di contesto. Lo swarming aumenta anche la produttività degli Scrum Team migliorando l'importante metrica conosciuta come efficienza del processo, definita come la quantità di tempo di lavoro effettivo necessario per finire un elemento del backlog diviso per il tempo di calendario che serve per farlo fare. L'efficienza media del processo di un tipico team scrum è del 5 o 10%. E anche se questo sembra basso, è più alto dei team non-Agile.
Ecco come Jeff lo spiega. "Se qualcosa richiede un giorno di lavoro ideale per essere fatto, se si guardano i dati si vede che ci vogliono 10 giorni per essere fatto. Ciò significa che un giorno di lavoro ha preso 10 giorni di calendario del processo. L'efficienza è del 10%". Ecco dove lo swarming cambia il gioco. "E se metti tre persone su quella storia", chiede Jeff, "e ci lavorano tutte insieme e la finiscono in un giorno? Allora l'efficienza del processo viene portata ad oltre il 100% e questo porta automaticamente ad un aumento della velocità". I dati mostrano che la velocità dello Scrum Team può raddoppiare migliorando l'efficienza del processo dal 20 al 50%.
C'è un altro modo in cui lo swarming aumenta la velocità che vale la pena di coprire. Lo swarming riduce un tipo molto specifico di spreco chiamato Muda da Taiichi Ohno, il fondatore del Toyota Production System, questo è lo spreco sotto forma di lavoro incompiuto. Ohno lo considerava la peggiore forma di spreco perché si è speso tempo, denaro, risorse, sforzo, ma non si ha nulla da mostrare perché il lavoro non è stato completato. Lo swarming risolve questo spreco facendo lavorare il maggior numero possibile di membri del team su quell'elemento prioritario finché non è fatto. E fatto è sempre meglio di incompleto in qualsiasi contesto.
Vogliamo lasciarvi con un esempio del mondo reale di swarming al lavoro e per questo ci rivolgiamo ad una sezione di The Scrum Fieldbook del CEO di Scrum Inc JJ Sutherland. In una sezione intitolata "Innovating the How", JJ condivide la storia dei consulenti di Scrum Inc. che hanno collaborato con una catena di ospedali per risolvere un problema che li aveva affascinati per decenni; diminuire il tempo necessario per disinfettare e ripristinare le loro sale operatorie, il tutto senza diminuire la qualità o rischiare vite umane.
Conosciuto come il tempo "wheels out" a "wheels in" in riferimento alle barelle che trasportano i pazienti. La squadra di pulizia ha impiegato circa un'ora per fare il lavoro. "Non è un compito facile", scrive JJ, "Pensateci. Non si tratta solo di sterilizzare la stanza, devono coordinarsi con il team medico successivo, il chirurgo, l'anestesista e le infermiere, per avere gli strumenti chirurgici giusti al posto giusto". Lo swarming era un miglioramento chiave del processo, e l'impresa di pulizie ci è arrivata da sola. "Si sono presto resi conto che se si fossero associati allo stesso compito, sarebbe stato fatto più velocemente. Ripetendo la cooperazione, il tempo totale necessario per pulire la stanza sarebbe diminuito significativamente.
Per due giorni hanno provato questo esperimento, e ha funzionato ancora e ancora". Sono stati istituiti anche altri miglioramenti del processo, e in tandem con lo swarming, spiega JJ,"I risultati erano chiari, il tempo da "ruote in uscita" a "ruote in entrata" era stato dimezzato. Da una media di circa un'ora a mezz'ora, a volte meno, il tutto senza sacrificare la qualità". Questi miglioramenti si vedono ancora oggi. E, come nota JJ "è possibile per questo ospedale salvare più vite e curare più persone senza cambiare la tecnologia o aggiungendo personale". E questa barriera "ruote fuori" a "ruote dentro", che era rimasta in piedi per decenni, è stata dimezzata in sole due settimane. Tutto con l'aiuto dello swarming.
Lo swarming è davvero un'arma segreta per i team Agile e Scrum e non solo per la ragione che abbiamo delineato sopra. Lo swarming permette anche di condividere gli apprendimenti liberamente e nel contesto tra i membri del team, permettendo così agli individui di imparare o migliorare i set di abilità. E anche se questo non è l'obiettivo primario dello swarming, questo ulteriore beneficio vale la pena di essere sottolineato. Abbiamo lavorato con centinaia di organizzazioni e migliaia di team eppure, come nota Jeff, non abbiamo "mai visto uno Scrum Team ad alte prestazioni che non usi costantemente il modello dello swarming".
Tradotto e adattato da Scrum Inc.: https://www.scruminc.com/swarming-instantly-boost-scrum-team-productivity/
Scritto da Jeff Sutherland, Scrum Inc. Team | 22 gennaio 2020 | Blog
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